GÜNLÜK İŞTEN ÖRNEKLER
Randevu, müşteri, personel, paket ve tahsilat takibindeki günlük sorunları 15 kısa kullanım hikâyesiyle keşfedin.
Bir üyem kalan iki dersi olduğunu söyledi, benim defterimde paket bitmiş görünüyordu. Meğer ertelediğimiz bir dersi kullanılmış gibi işaretlemişim; beraber eski mesajlara dönüp bulduk. İşletmen’de randevuları ve paket kullanımını aynı üyenin kaydından takip etmeye başlayınca böyle bir soruda hangi dersin ne zaman kullanıldığını açıp konuşabiliyorum. Artık ikimizin de hafızasını zorlamak yerine kayda bakıyoruz.
Grup dersinde yer vardı diye bir üyeye saat verdik, aynı eğitmene o saatte birebir ders de yazılmış. İki ayrı takvime bakınca ikisi de uygun görünmüş. İşletmen’de grup kontenjanını ve eğitmenin programını birlikte planlayarak bu çakışmayı randevuyu kesinleştirmeden kontrol edebiliyorum. Boş yerle boş eğitmenin aynı şey olmadığını biraz uğraşarak öğrendik.
Peş peşe ders verdiğim günlerde katılımı akşam işlerim diyordum, akşam da kimin gelip kimin ertelediğini hatırlamaya çalışıyordum. Bir süre sonra kendi notlarıma bile güvenememeye başladım. İşletmen’de dersin ardından katılım ve paket kullanımını kontrol edip kaydı tamamlamayı alışkanlık haline getirdim. Akşam eve götürdüğüm ‘Şunu da yazacaktım’ işleri böylece azaldı.
Müşterinin paketi devam ediyordu ama ödemenin tamamlanıp tamamlanmadığından emin değildik. Kalan seansla kalan borcu aynı notun içine yazmışız, birbirine girmiş. İşletmen’de paket kullanımını ve tahsilatı ayrı takip edince müşteriye kaç seansı kaldığını da ne kadar ödemesi olduğunu da net söyleyebildik. Bu konuşmanın işlem bittikten sonra kasada sürpriz olarak çıkmaması önemli.
Düzenli gelen bir müşterimiz ‘Geçen seferki uygulamadan devam edelim’ dediğinde işlemi yapan arkadaşımız izinliydi. Hangi bakımın yapıldığını bulmak için onu aramak zorunda kaldık. İşletmen’de verilen hizmeti ve kısa işlem notunu müşteri kaydında tutmaya başlayınca sonraki ziyarete hazırlanmak kolaylaştı. Uzun uzun yazmıyoruz; işi devralacak kişinin anlayacağı kadar not bırakıyoruz.
Bir uzmanımızı o gün diğer şubeye yönlendirdik ama ilk şubede kendisine randevu verilmeye devam edilmiş. Sorun personelin nerede olduğunu bilmemek değil, değişikliğin herkese aynı anda ulaşmamasıydı. İşletmen’de şube takvimlerini ve personelin programını birlikte kontrol ederek değişikliği planlamaya başladık. Yine haberleşiyoruz ama randevu verirken son bilgiyi mesajlarda aramıyoruz.
Bir cumartesi aynı çalışana arka arkaya boya ve kesim yazmışız; boya için yeterli süre bırakılmadığından ikinci müşteri bekledi. O akşam oturup hizmet sürelerini yeniden çıkardım. İşletmen’de randevuları hizmetin süresiyle ve işi yapacak personelle birlikte planlayınca takvimde dolu görünen saatin neyle dolu olduğunu anlayabiliyorum. Sonradan ek işlem çıkıyor tabii ama en azından güne yanlış bir planla başlamıyoruz.
Saç keserken telefona cevap verdim, müşteriye dört dedim ama kapatınca dört buçuk diye yazmışım. Adam geldiğinde koltuk doluydu, haklı olarak canı sıkıldı. İşletmen üzerinden uygun saatleri açınca isteyen müşterinin saati kendisinin seçebileceği bir yolumuz oldu. Telefonla arayanı yine ben ekliyorum ama artık konuşurken kaydı da tamamlıyorum.
Annem müşterinin daha kapıdan girişinden hangi işlemi istediğini biliyor; biz o kadarını bilemiyoruz. İzinli olduğu bir gün, yıllardır gelen müşterinin önceki işlemini bulamayınca bütün bilginin onun hafızasında kaldığını fark ettik. İşletmen’de hizmet geçmişini müşteri kaydında tutarak işe aktif müşterilerimizden başladık. Şimdi annem yokken de önceki ziyarete bakıp daha hazırlıklı karşılayabiliyoruz.
Bir danışanın seansını telefonda perşembeye almıştık, masadaki takvimde hâlâ çarşamba yazıyordu. Danışan gelmeyince ekip kendisini aradı; değişikliği yalnız benim bildiğim ortaya çıktı. İşletmen’de saat değişikliklerini ortak takvime işlemeye başlayınca herkes aynı randevu bilgisini görür oldu. Telefonda konuşmayı bitirmeden kaydı güncellemek de bizim küçük çalışma kuralımız oldu.
Paket yenilemek isteyen bir danışanın eski paketinden seansı kalmış mı diye iki ayrı listeyi karşılaştırıyorduk. Ödeme kaydı vardı ama hangi pakete ait olduğu not edilmemişti. İşletmen’de paket kullanımını ve ödeme hareketlerini danışanın hesabından kontrol ederek yenileme öncesi durumu netleştirebildik. Yeni paketi konuşmadan önce eski paketin hesabını kapatmak bizim için önemli.
İlk aylarda takvime isim yazmak yetiyordu, sonra ilk görüşmelerle takip seansları birbirine karıştı. Farklı süre ayırmamız gereken iki görüşmeyi aynı şekilde planladığımız için gün içinde boşlukları yeniden düzenliyorduk. İşletmen’de görüşme türlerini ve sürelerini tanımlayınca günün programını daha anlaşılır kurabildik. Başlangıçta bütün özelliklere değil, bu temel düzene ihtiyacımız varmış.
Akşam dükkâna geliyorum, kasada para var ama hangi üyeden alındığı belli değil. Sabah çalışanını arıyoruz, o da başka bir işi arasında hatırlamaya çalışıyor. İşletmen’de tahsilatı ilgili üyenin hesabına kaydetmeye başlayınca vardiyayı devralırken ödeme kayıtlarını kontrol edebiliyorum. Benim aradığım şey buydu; günün hesabını telefon trafiğiyle çıkarmamak.
Yeni üyeye ben sabah saatini öneriyorum, arkadaşım öğleden sonrayı söylüyor; sonra eğitmenin o gün uygun olmadığını öğreniyoruz. Herkesin elinde başka bir program vardı. İşletmen’de çalışma saatlerini ve randevuları ortak takvimde toplayınca üyeye seçenek sunmadan önce aynı yere bakmaya başladık. Ekibin alışması hemen olmadı ama programı kimin son güncellediğini sorma ihtiyacımız azaldı.
Bir eğitmenimiz izin istediğinde tamam dedim, sonra o güne yazılmış seansları tek tek bulmaya çalıştık. Kendi ajandasıyla salondaki liste aynı değildi. İşletmen’de eğitmenin randevularını ortak takvimden kontrol ederek hangi üyelerin programını değiştirmemiz gerektiğini çıkarabiliyoruz. Üyelere haber verme işini de bir kişiye verdik; takvimi düzeltmek tek başına yetmiyormuş.
Hizmetlerinizi, ekibinizi ve günlük akışınızı birlikte değerlendirelim.
Kullanılabilecek modüller ve kullanım hakları seçilen plana ve işletme yapılandırmasına bağlıdır.